Die Internationalen Grundsätze für die archivische Verzeichnung, kurz ISAD(G), sind der Standard für die Verzeichnung archivischer Unterlagen. Hier möchte ich den Standard nur kurz zusammenfassen, quasi als Spickzettel. Das wichtigste ist, dass verschiedene Verzeichnungsstufen existieren (z. B. Archiv, Teilarchiv, Bestand, Klasse, Serie, Dossier, Einzelstück), die zueinander in einer hierarchischen Beziehung stehen. Bei der Verzeichnung geht man dann vom Allgemeinen zum Besonderen vor und versucht Redundanzen zu vermeiden. Damit lässt sich die Granularität und damit der Aufwand der Verzeichnung sehr gut steuern. Die Ziffern bezeichnen die jeweiligen Kapitel im ISAD(G)-Dokument.

Regeln für die mehrstufige Verzeichnung

  • Verzeichnung vom Allgemeinen zum Besonderen
  • Angabe der Verzeichnungsstufe
  • Verknüpfung der Verzeichnung
  • Keine Wiederholung von Angaben

Pflichtfelder

Um den internationalen Austausch zu gewährleisten, sind folgende Elemente unverzichtbar:

  • Signatur (3.1.1)
  • Titel (3.1.2)
  • Laufzeit (3.1.3)
  • Verzeichnungsstufe (3.1.4)
  • Umfang (3.1.5)
  • Provenienzstelle (3.2.1)

Sieben Informationsbereiche

Die 26 Elemente der Verzeichnung werden in sieben Informationsbereiche aufgeteilt.

Identifikation (3.1)

Unerlässliche Angaben zur Identifikation der Verzeichnungseinheit

  • Signaturen (3.1.1)
  • Titel (3.1.2)
  • Entstehungszeitraum/Laufzeit (3.1.3)
  • Verzeichnungsstufe (3.1.4)
  • Umfang (3.1.5)

Kontext (3.2)

Angaben über Ursprung und Aufbewahrung der Verzeichnungseinheit

  • Name der Provenienzstelle (3.2.1)
  • Verwaltungsgeschichte/Biographische Angaben (3.2.2)
  • Bestandsgeschichte (3.2.3)
  • Abgebende Stelle (3.2.4)

Inhalt und innere Ordnung (3.3)

Angaben über Betreff und Ordnung der Verzeichnungseinheit

  • Form und Inhalt (3.3.1)
  • Bewertung und Kassation (3.3.2)
  • Neuzugänge (3.3.3)
  • Ordnung und Klassifikation (3.3.4)

Zugangs- und Benutzungsbedingungen (3.4)

Angaben über die Verfügbarkeit der Verzeichnungseinheit

  • Zugangsbestimmungen (3.4.1)
  • Reproduktionsbestimmungen (3.4.2)
  • Sprache und Schrift (3.4.3)
  • Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen (3.4.4)
  • Findhilfsmittel (3.4.5)

Sachverwandte Unterlagen (3.5)

Angaben über Unterlagen, die eine wichtige Beziehung zur Verzeichnungseinheit aufweisen

  • Aufbewahrungsort der Originale (3.5.1)
  • Kopien/Reproduktionen (3.5.2)
  • Verwandte Verzeichnungseinheiten (3.5.3)
  • Veröffentlichungen (3.5.4)

Anmerkungen (3.6)

Besondere Angaben, die in anderen Bereichen nicht gemacht werden können

  • Allgemeine Anmerkungen (3.6.1)

Kontrolle (3.7)

Angaben über den Zeitpunkt, das Verfahren und den Autor der Verzeichnung

  • Informationen des Bearbeiters (3.7.1)
  • Verzeichnungsgrundsätze (3.7.2)
  • Datum/Zeitraum der Verzeichnung (3.7.3)

Nachfolger

ISAD(G) wurde 2023 vom integrativen Standard Records in Contexts (RiC) abgelöst, der die starre Hierarchie durch ein vernetztes Graph-Modell ersetzt. ISAD(G) bleibt aber praxis­relevant — die meisten produktiven Archivdatenbanken arbeiten weiterhin damit.